メールの件名を工夫しよう その６ 事例①の改善例

それではどのように直せばわかりやすくなるでしょうか。

件名：【お願い】会議を設定してください

本文：部長から「プロジェクトが終了したらこれまでの状況を確認するためにミーティングをしましょう」と言われました。ついては今週中に部長とプロジェクトメンバーで会議設定をお願いします。

解説：件名だけで自分に対して会議設定を依頼されていることがわかるようになりました。本文には、会議招集に必要な「いつなのか」「誰なのか」の情報もあり、すぐにアクションを取ることができます。

改善のポイントは、相手への依頼内容を明確にして必要十分な情報を加え、相手が一読して理解して動けるようなメールにすることです。こうすればメールをやり取りする数が減り、仕事のスピードが上がります。