メールの件名を工夫しよう その６ 事例①の改善例
それではどのように直せばわかりやすくなるでしょうか。
件名：【お願い】会議を設定してください
本文：部長から「プロジェクトが終了したらこれまでの状況を確認するためにミーティングをしましょう」と言われました。ついては今週中に部長とプロジェクトメンバーで会議設定をお願いします。
解説：件名だけで自分に対して会議設定を依頼されていることがわかるようになりました。本文には、会議招集に必要な「いつなのか」「誰なのか」の情報もあり、すぐにアクションを取ることができます。
改善のポイントは、相手への依頼内容を明確にして必要十分な情報を加え、相手が一読して理解して動けるようなメールにすることです。こうすればメールをやり取りする数が減り、仕事のスピードが上がります。
メールの件名を工夫しよう その５ 事例①：何をして欲しいのかよくわからない
それではふたつの事例とその改善例を見比べながら考えてみましょう。皆さんのところに同僚からメールが届いたところを想像してみてください。
件名：会議の件
本文：標題の件、ご連絡です。部長とお話しした際、プロジェクトが終了したらこれまでの状況を確認するためにミーティングの時間を取りましょうとおっしゃられました。よろしくお願いします。
解説：「会議の件」という件名から得られる情報はわずかです。本文の冒頭に「連絡」とありますが、文末は「お願い」になっています。どちらなのでしょう。部長の期待はなんとなくわかりますが、情報が少なく、自分に何が求められているのかもよくわかりません。これでは何度かメールのやり取りが必要でしょう。
メールの件名を工夫しよう その４ 件名を要求レベルで分ける
件名だけでメールの内容をわかってもらえるよう、件名の冒頭に置く言葉を工夫してみましょう。相手に期待するレベルごとにいくつか挙げてみます。
レベル１: 相手に対応してもらいたい案件、アクションを起こして欲しい案件：【お願い】【依頼】【要アクション】【お伺い】【要返信】【Action please】【Action required】など
レベル２: 相手に内容を知っておいてもらいたい案件、読んで理解してもらいたいがアクションは不要の案件：【ご報告】【ご連絡】【ご提案】【ご確認ください】【Please confirm】【Report】など
レベル３: 相手に読んでもらいたいが、読んでもらえなくても重大な問題は起こらない案件：【ご参考まで】【情報共有】【Info share】など
メールの件名を工夫しよう その３ 件名で内容を伝える
一読して内容がよくわからなければメールの往復が続き、さらにメールが増えてしまいます。この悪循環を断ち切る方法はあるでしょうか。私たちの経験上、メールの選別に便利なのが件名です。件名でメールの内容がわかれば、選別の時間を短縮することができるでしょう。
件名を工夫して相手への伝わりやすさを高め、よりスムーズに仕事を進める方法を考えましょう。
メールの件名を工夫しよう その２ よくわからないメールが多い
たとえ相手が目の前にいたとしても、相手も会議や自分の仕事があるため、話す余裕がないことがあります。今すぐ伝えたいのに、後回しにしたら忘れてしまうかもしれません。忘れる前に伝えられるメールは、私たちの仕事に欠かせないツールです。
私たちの日常はこのような状態のため、毎日受け取るメールは増える一方です。多すぎてこなしきれず、大事な案件を見逃すこともあるでしょう。件名だけでは内容がわからず、本文を読んでも、自分に何が求められているのかよくわからないメールもあると思います。
メールの件名を工夫しよう その１ すぐにメールがいっぱいに
仕事が多くて時間に追われる日々、皆さんのメールの受信トレイもすぐいっぱいになってしまうのではないでしょうか。メールは読むのも書くのも時間を取られるため、数を減らすことができれば時間に余裕が生まれるでしょう。でもなかなかそれができません。
メールはとても便利なツールですが、どれだけITが進化しても、面と向かったコミュニケ—ションが最善なのは変わらないでしょう。しかし、あいにく営業現場では、顧客はもとより上司や部下と会える時間さえ減る一方です。
